Saatteeksi

Korkeakoulujen arviointineuvosto (KKA) pyysi vuoden 2005 alussa vapaaehtoisia korkeakouluja ilmoittautumaan laadunvarmistusjärjestelmien auditoinnin pilottivaiheeseen. Kuudesta ilmoittautuneesta KKA valitsi korkeakoulujen hakemusten perusteella Kymenlaakson ja Pirkanmaan ammattikorkeakoulut. Valintakriteereinä olivat auditointimallin testaamisen kannalta tärkeät asiat: laadunvarmistusjärjestelmien rakenteellinen kattavuus, niiden vakiintuneisuus ja korkeakouluyhteisön jäsenten laaja osallistuminen laadunvarmistustyöhön. Kymenlaakson ammattikorkeakoulun laatutyö on edellisen kerran arvioitu Korkeakoulujen arviointineuvoston toimesta vuonna 2000.

Ammattikorkeakoulussa toteutettiin syksyllä 2004 laajat, kaikki toimialat, palveluyksiköt ja hallinnon kattavat itsearvioinnit. Itsearvioinnit analysoitiin ja koottiin koko ammattikorkeakoulun laatutyön itsearvioinniksi. Toimiala- ja palveluyksikkökohtaisten laadunvarmistusjärjestelmien sisäiset auditoinnit puolestaan toteutettiin ristiinauditointeina marras-joulukuussa 2004.

Ulkoisessa auditointiprosessissa noudatettiin KKA:n auditoinnin pilottivaiheen käsikirjaa. Kymenlaakson ammattikorkeakoulu läpäisi laadunvarmistusjärjestelmien pilottivaiheen auditoinnin hyväksytysti. Auditointi on voimassa kuusi vuotta. Pilottivaiheen tarkoituksena oli myös testata auditointimenettelyä yhdessä korkeakoulun kanssa sekä antaa palautetta ammattikorkeakoululle laadunvarmistusjärjestelmän edelleen kehittämiseksi.


Auditoinnin kohteet ja ammattikorkeakoulun valmistautuminen prosessiin

Korkeakoulujen arviointineuvoston ja Kymenlaakson ammattikorkeakoulun edustajat allekirjoittivat 24.2.2005 auditointisopimuksen, jossa mm. määriteltiin auditoinnin kohteet. Yleisiä tarkastelutasoja olivat korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän kokonaisuus ja korkeakoulun perustehtävien laadunvarmistus. Erityisenä tarkastelun kohteena oli ammattikorkeakoulun opetussuunnitelmaprosessi, jossa näkökulmina olivat opetuksen ja tutkimuksen integrointi, monialaisen ammattikorkeakoulun synergian vahvistaminen ja eri koulutusohjelmien välisen kustannustehokkuuden näkökulma. Näkökulmien valinnan perusteina olivat yleiset tuloksellisuuden osa-alueet: tehokkuus, vaikuttavuus ja taloudellisuus. Lisäkohteena oli ammattikorkeakoulun kirjaston laadunvarmistusjärjestelmän auditointi. Erityinen tarkastelun kohde näkökulmineen sekä lisäkohde valittiin ammattikorkeakoulun omasta esityksestä.

Pilotiksi valinnan ja auditointisopimuksen allekirjoittamisen jälkeen ammattikorkeakoululla oli noin kuukausi aikaa koota ja toimittaa auditoinnin ennakkomateriaali KKA:lle. Pilottivaiheen käsikirjassa rajattiin ennakkomateriaalin sivumäärä hyvin tiukkaan. Materiaali koottiin olemassa olevasta aineistosta ilman ylimääräistä dokumenttien tiivistämistyötä. Monialaisen ammattikorkeakoulun laatutyön dokumentointi, mukaan lukien keskeiset strategiat, on huomattavan laaja. Tästä syystä ennakkomateriaali kokonaisuutena vaikutti pirstaloituneelta. Auditointiryhmä pyysikin jälkeenpäin täydentäviä aineistoja.
KKA järjesti ammattikorkeakoulun henkilöstölle auditointia koskevan informaatiotilaisuuden 26.4.2005. Osallistuminen tilaisuuteen oli runsas ja tilaisuuden anti koettiin erittäin hyödyllisenä. Jännitystä tilaisuuteen loi uutinen siitä, mille toimialoille auditointiryhmä tekee ”täsmäiskut” vierailun toisena päivänä. Varsinaiseen auditointiin oli tässä vaiheessa aikaa vajaa viikko. Auditointivierailu toteutettiin 2. – 4.5.2005.


Kokemuksia auditoinnista

Auditointivierailun ohjelman runko esitettiin pilottivaiheen käsikirjassa. Ensimmäisen vierailupäivän ohjelma, joka toteutettiin Kouvolassa, sisälsi ammattikorkeakoulun yhteisen laadunvarmistusjärjestelmän esittelyä sekä kattavat ryhmähaastattelut. Auditointiryhmä valitsi ammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmään sisältyvien sisäisten auditointien perusteella toisen päivän vierailukohteiksi tekniikan toimialan sekä sosiaali- ja terveysalan. Yksikkökohtaiset vierailut tehtiin Kotkan toimipisteisiin. Sosiaali- ja terveysalan muut toimipisteet sijaitsevat Elimäellä ja Kuusankoskella. Myös näiden toimipisteiden edustajat osallistuivat auditointiin. Auditoinnin lisäkohteen, kirjaston laadunvarmistusjärjestelmän auditoinnin ohjelman, ammattikorkeakoulu laati itse.

Auditoinnin ohjelman toteuttamisen ennakkojärjestelyt kokonaisuudessaan vaativat runsaasti aikaa, työtä, sovittelua ja sopimista. Haastateltavien ja toimialakohtaisten osallistujien määrä oli yhteensä noin 115. Opiskelijat valitsivat keskuudestaan ryhmähaastatteluun osallistujat. Opetushenkilöstön edustajat ryhmähaastatteluun koottiin edustuksellisesti toimialojen, joita Kymenlaakson ammattikorkeakoulussa on 6, ehdotuksesta. Sidosryhmien edustajat toimivat ammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän osa-alueilla, mm. neuvottelukuntien, erikoistumisopintojen raadin ja koulutusohjelmakohtaisten kehittämisryhmien jäseninä. Tämän haastattelun tavoitteena ammattikorkeakoulun kannalta oli tuoda esille ja arvioida opetuksen sisältöjen uusiutumista ja ennakointia työelämän näkökulmasta sekä opetuksen ja T & K-toiminnan integraatiota.

Haastatteluihin oli pääsääntöisesti varattu aikaa yksi tunti ryhmää kohti, tuki- ja palvelutoimintojen sekä sidosryhmien haastatteluaika oli puoli tuntia. Aikataulut olivat tiukat ja haastatteluryhmät olivat edustuksellisuuden vuoksi melko suuria, mutta auditointikäsikirjan suositusten mukaisia. Kokemusten mukaan on hyvä harkita, millaisella ryhmäkoolla päästään auditoinnin tavoitteiden näkökulmasta parhaisiin tuloksiin. Ohjelman aikataulussa pitäytyminen oli ehdoton edellytys auditointiprosessin sujuvuudelle. Tässä auditointiryhmän puheenjohtaja onnistui erinomaisesti.

Sisäisen palautteen mukaan auditointi on lisännyt laatutietoisuutta toimialoilla ja auttanut konkretisoimaan työssä laadun kannalta oleellisia asioita. Se on vaikuttanut seuraavan vuoden toiminnan linjausten tehostamiseen esimerkiksi tutkimus- ja kehittämistyön ja opetuksen
yhdistämisessä toiminnan tasolla. Positiivinen palaute onnistumisista on vaikuttanut myönteisesti ilmapiiriin ja haluun ponnistella laadukkaan työn tekemiseksi. Auditoinnin keskeisiä hyötyjä oli myös laadunvarmistusjärjestelmän puutteiden tunnistaminen. Lisäksi auditointi konkretisoi laadunvarmistusjärjestelmän hyödyllisyyden työn kehittämisen välineenä. Strategisen johtamisen haasteisiin tulee jatkossa kiinnittää erityistä huomiota.

Auditoinnin tuloksena ammattikorkeakoulu sai paitsi palautetta laadunvarmistusjärjestelmänsä vahvuuksista ja hyvistä käytännöistä, myös arvokkaita kehittämisehdotuksia laatutyön ja järjestelmän edelleen kehittämiseksi. KKA on hyödyntänyt pilottivaiheen kokemukset auditointimenettelyn kehittämisessä.


Korkeakoulujen arviointineuvoston raportti

http://www.kka.fi/pdf/muut/muut_julkaisut/KKA.Net105.KyAMK.pdf