Juridinen riskienhallinta kansainvälisen t&k -hanketoiminnan työkaluna

Päivi Ervast

T&K -toimintaan sisältyy aina tietty määrä riskitekijöitä; vähintäänkin toiminnan tulos on epävarmaa – eihän muutoin kyse olisikaan T&K -toiminnasta. Koska ammattikorkeakouluissa suoritettava T&K -toiminta rahoitusrakenteestamme johtuen on lähinnä ulkopuolisella rahoituksella toteutettua hanketoimintaa, lisää toiminnan toteutusmuoto riskitekijöitä huomattavasti. Mukaan tulevat toisaalta rahoitusmuodosta johtuvat riskit (rahoitusehdot ja niiden tulkintakysymykset, rahoituksen hallinnointikysymykset jne.) sekä toisaalta hankkeistuksesta johtuvat riskit (hankepartnerit, toimintojen koordinointi jne.).

Osaa näistä riskitekijöistä voidaan hallinnoida järjestämällä organisaation omat toimintaprosessit (esim. taloushallinnon prosessit) siten, että riskien realisoitumisen todennäköisyys minimoituu. Toinen välttämätön keino hanketoiminnan riskienhallintaan on huolehtia hankehenkilöstön hankeosaamisen riittävästä tasosta.

Edellä mainittujen keinojen rinnalla tärkeänä riskienhallinnan välineenä on juridinen riskienhallinta. Hyvin hoidettu juridinen riskienhallinta on myös se ’pelastusrengas’, joka auttaa siinä vaiheessa, kun muut riskienhallinnan keinot osoittautuvat riittämättömiksi.

Hanketoiminnan juridiseen riskienhallintaan kuuluu sekä organisaation sisäiset juridisen riskienhallinnan prosessit että hankekohtainen juridinen riskienhallinta. Asianmukaisesti hoidettu yksittäisen hankkeen juridinen riskinhallinta tarkoittaa käytännössä ainakin hankkeen sopimustarpeen kartoitusta, sopimusneuvotteluita, sopimusten laadintaa ja/tai tarkastamista, mahdollista sopimusten päivittämistä ja sopimusten arkistointia. Sanomattakin on selvää, että se edellyttää myös sopimusten noudattamista.

Hanketoiminnan sijoittuminen kansainväliseen kontekstiin antaa juridiselle riskinhallinnalle omat lisämausteensa. Lähtökohtaisesti kansainväliseen hankesopimiseen pätevät samat reunaehdot kuin kansallisen hanketoiminnan sopimiseen, mutta kansainvälisessä yhteistyössä on aina myös tekijöitä, joita joko ei kansallisella tasolla toimiessa ole lainkaan tai niihin tulee kiinnittää erityistä huomiota kansainvälisissä yhteyksissä.

Sopimusoikeudellisesta näkökulmasta sopimushan on sopimusosapuolten yhteneväisen tahdon ilmaisu. Sopimusasiakirja taas on yleensä paperille kirjattu versio em. tahdosta. Hankehallinnon näkökulmasta taas sopimus tulisi nähdä hanketoimijoiden ja ennen kaikkea hankepäällikön työkaluna ja tiedonlähteenä hankkeen suunnittelussa, aikataulutuksessa, ohjauksessa ja toteutuksessa. Hyvin laadittu sopimus toimii myös osapuolten epäluottamuksen ehkäisijänä; siitä on helppo tarkistaa osapuolten velvoitteet, se on selkeä peruste rahaliikenteelle ja listaa osapuolten oikeudet ml. immateriaalioikeudet.

Hanketoiminnassa otollisia kohtia ongelmien syntymiselle ovat toisaalta sopimuksen vaatiman yhteisen tahdon tunnistaminen ja toisaalta sen selkeä ja juridisesti kestävä kirjaaminen sopimusasiakirjaan. Liian usein hanketta ryhdytään toteuttamaan oletusten varassa: oletetaan, että hankeosapuolten vaikuttimet, tavoitteet ja päämäärät ovat kaikkien tiedossa. Mikäli näitä kuitenkaan ei ole johdonmukaisesti selvitetty, ei osapuolten sitoutuminen alkavaan yhteistyöhön ole kovin vahvaa. Hankkeen alkuvaiheessa kannattaa uhrata aikaa ja muitakin resursseja todellisen yhteisen tahtotilan selvittämiseen, sillä myöhemmin hankkeen aikana se voi olla todella vaikeaa ja tulla kalliiksikin. Hankkeiden kansainvälisyyden myötä yhteisten toimintatapojen ja tavoitteiden selvittämisen merkitys korostuu entisestään. Erilaiset toimintakulttuurit eivät tee tehtävää helpommaksi, mutta sitäkin mielenkiintoisemmaksi. Huomioon on otettava erilaiset työskentelykulttuurit niin hanketavoitteiden saavuttamisen näkökulmasta (hankesisällön näkökulma) kuin myös hankehallinnon näkökulmasta, esimerkiksi erilaiset taloushallinnon käytänteet on saatava toimimaan yhdessä rahoitusohjelman vaatimusten mukaisesti. Vaikka hankkeen toteutus usein aloitetaankin yhteisen innostuksen varassa, ei siltikään tule tuudittautua luottamukseen, että asiat järjestyvät itsekseen ja hyvällä tahdolla siten kuin itse on asian tykönänsä suunnitellut. Hankepäällikön velvollisuutena on selvittää kaikkien osapuolten tahto, yhdessä osapuolten kanssa muokata sopimukseen kirjattava yhteneväinen tahto ja huolehtia siitä, että osapuolet sitoutuvat siihen.

Osapuolten välistä kommunikaatiota edistämässä voi hankepäällikön apuna toimia tässä vaiheessa juridista riskienhallintaa l. sopimusneuvotteluvaiheessa oikeudellinen asiantuntija. Juristin tehtävä ei kuitenkaan ole luoda osapuolten yhteistä tahtoa, vaan avustaa hankepäällikköä sen selvittämisessä. Juristin tehtävänä on myös kiinnittää osapuolten huomio sellaisiin oikeudellisesti tai muutoin kriittisiin seikkoihin, joita osapuolet eivät ole tulleet ajatelleeksi ja selvittää osapuolten yhteinen tahtotila näiden seikkojen osalta.

Sopimuksen laadinnan osalta, ts. sopimusasiakirjan laadinnan osalta oikeudellisen asiantuntijan apu on ehdottoman suositeltavaa – joskus jopa välttämätöntä – jotta yhteinen tahto saataisiin kirjattua juridisesti pätevään muotoon.

Pelkästään oikeudellisten kysymysten lisäksi kansainvälisessä sopimisessa usein nähdään kompastuskivenä sopimuksen kieli. Monesti toki jo kotimaiset sopimukset vaikuttavat sisällöltään lähes läpitunkemattomilta viidakoilta, joten kynnys kansainväliseen sopimusmaailmaan voi olla kovinkin korkea. Kansainvälisissä sopimuksissa käytettävä kieli voi aiheuttaa lisäpäänsärkyä, sillä joissakin kielissä (esim. englanti, ranska) perinteisesti sopimusten kieli poikkeaa huomattavastikin tavanomaisemmissa yhteyksissä käytetyistä kielestä. Sopimuskielessä tulisi kuitenkin pyrkiä mahdollisimman selkeään kieleen, joka olisi yhtäläisesti (ainakin lähes) kaikkien osapuolten ymmärrettävissä. Tämä tarkoittaa sekä itse käytettävän kielen valintaa että käytettävien ilmaisujen valintaa. Ilmaisujen osalta tulisi pyrkiä mahdollisimman tarkkaan ja yksiselitteiseen kieleen – varoen kuitenkin ns. itsestäänselvyyksiä. Klassisena esimerkkinä ns. itsestäänselvästä ilmaisusta on englanninkielinen termi ’bi-monthly’; ko. termin sijasta tulisi selkeästi kirjoittaa, tarkoitetaanko joka toinen kuukausi vaiko kahdesti kuukaudessa tapahtuvaa asiaa. Terminologiakin voi synnyttää tulkintakysymyksiä ja siksi on usein aiheellista sopimuksen alussa määritellä useimmin käytetyt sekä juridiset termit että ammattitermit. Ammattitermien määrittely on oleellista etenkin poikkitieteellisissä tai monisektorisissa hankkeissa.

Joskus vieraasta kielestä johtuvaa kompastuskiveä yritetään kiertää turvautumalla sopimusten käännöksiin niin neuvottelu-, laadinta- kuin allekirjoitusvaiheessakin. Sopimusten kääntäminen on aina vaikea tehtävä ja siihen tulisi turvautua vain silloin kun voidaan olla varmoja kääntäjän niin kielellisestä kuin juridisesta osaamisesta. Lähtökohtana tulisi olla, että organisaatio sitoutuu vain sen kielisiin sopimuksiin, jonka riittävää osaamista sillä itsellään on. Lähinnä vain kaunokirjallisuudessa ja runoudessa käännös voi yltää alkuperäisen tekstin tasolle – tai jopa ylittää sen.

Osapuolten yhteisen tahdon kirjaamisessa sopimusasiakirjaan on tärkeää huolehtia siitä, että sopimukseen tuleva informaatio on oikeaa ja kaikki oleellinen informaatio on sisällytetty sopimukseen. Jos sopimuksiin sisältyvä informaatio on puutteellista tai virheellistä, aiheutuu tästä ongelmia sekä oman organisaation sisällä että suhteessa yhteistyöosapuoleen. Sopimuksen laadinnassa vaikeneminen ei yleensä ole kultaa, joskin se voi tulla yhtä kalliiksi. Liian suppea sopimus jättää tilaa epätiedolle ja väärinkäsitysten syntymiselle; osapuolet voivat tietämättään loukata implisiittistä ehtoa (ehto, jonka joku osapuoli olettaa sitovan osapuolia, mutta jota ei ole kirjattu näkyviin).

Monilla rahoitusohjelmilla on tarjota valmiita sopimuspohjia tai -malleja hankeosapuolten käytettäväksi omien yhteistyösopimustensa pohjiksi. Nämä sopimusmallit ovatkin olleet oiva apu monelle hankepäällikölle ja juristillekin, mutta niiden osalta tulisi olla varovainen eikä liian luottavaisesti tukeutua annettuihin malleihin. Aluksi on aina tarkistettava, onko käsillä oleva malli todellakin omaan hankkeeseen ja rahoitusohjelmaan soveltuva malli. Sen lisäksi on huolella perehdyttävä mallin mahdollisesti tarjoamiin vaihtoehtoisiin ratkaisuihin ja valittava niistä keskenään toimivat ratkaisut. Varovaisuuteen on aihetta myös sen vuoksi, että sopimusmallin tarjoama ratkaisu voi olla täysin vastakohtainen hankeosapuolten tahdon kanssa (esim. immateriaalioikeuksien käsittely Leonardo-hankkeiden sopimuksissa) tai että sopimusmallissa on jätetty mainitsematta hankkeelle ja hankeosapuolille olennaisia ehtoja (esim. immateriaalioikeudet Northern Periphery -ohjelman sopimusmallissa). Sopimusmallit ovat siis verraton apu sopimuksen laadinnassa, mutta mallia ei tulisi noudattaa kritiikittömästi ja sen roolina olisi toimia lähinnä pohjapaperina.

Kansainvälisen hankkeen juridinen riskienhallinta on kompleksinen tehtävä: yhtäältä tutkimus- ja kehitystoiminnan luonne tekee toiminnan ja tulosten ennakoinnin sekä täsmällisen sopimisen vaikeaksi, mutta toisaalta monikulttuurinen kumppanuus ja sen avoin ja läpinäkyvä hallinnointi sekä rahoituslähteeseen liittyvät ehdot ja velvoitteet vaativat sopimukseen tarkkuutta ja yksiselitteisyyttä. Tämä kokonaisuus ei tulisi olla vain yhden henkilön tehtävänä hankeorganisaatiossa; vaikka vastuu hankekokonaisuudesta on hankepäälliköllä, tulisi hänellä olla käytettävissään asiantuntija-apua hankesopimisen karikoissa.

Usein t&k –hankkeiden toteuttajakonsortioissa ammattikorkeakouluille lankeaa hankkeen koordinaattorin rooli jo senkin vuoksi, että muilla toteuttajaorganisaatioilla ei aina ole käytettävissä kaikkia hankehallinnoinnin vaatimia osaamisresursseja. Tästäkin näkökulmasta ja myös oman riskienhallinnan organisoimiseksi ammattikorkeakouluilla tulisi olla järjestettynä hanketoimintaa varten juridista asiantuntija-apua. Tärkeää on myös varmistua siitä, että asiantuntijalla on tarvittavien alojen asiantuntijuutta: hanketoiminta, kansainvälinen hanketoiminta, erilaiset rahoitusohjelmat ehtoineen sekä sopimusoikeus.

Eräs ratkaisu ammattikorkeakoulun hanketoiminnan juridiseen riskienhallintaan olisi eräänlainen ammattikorkeakoulun ’omajuristi’; organisaation tunteva, tarvittavilta aloilta riittävää asiantuntemusta omaava juristi. ’Omajuristin’ työ on toimintojen suunnittelua, rakentamista ja ylläpitoa samoin kuin ongelmien ennalta ehkäisyä ja riskien hallintaa. Lisäksi ’omajuristi’ voi opastaa hankehenkilöstöä oikeudelliseen lukutaitoon, taitoon lukea mm. sopimuksia: hankehenkilöstöllä olisi halu ja kyky lukea ja ymmärtää, mitä sopimusteksti pitää sisällään ja myös sen, mitä siihen ei sisälly.