Suunnitelmallinen tiedonhallinta tehostaa organisaation toimintaa

Päivi Happonen

Sähköisen tiedon tuottaminen ja tallentaminen on yksinkertaista ja nopeaa. Kaikesta syntyvästä tiedosta pitkälti yli 90 prosenttia on sähköisessä muodossa. Levytila halpenee jatkuvasti, joten sähköinen aineisto on sellaisenaan otettavissa talteen. Kolikon toinen puoli on se, ettei kaiken tiedon tallentaminen ja etenkään säilyttäminen ole järkevää.

Lähes jokaiseen työhön sisältyy tiedon hakua. Valtavasta, toisinaan jopa jäsentymättömästä tietomäärästä olennaisen tiedon löytäminen vaatii kärsivällisyyttä. Tiedonhallinnan kehittäminen tähtää aineistojen hallinnan ja käytettävyyden parantamiseen – toivottavasti jatkossa entistä enemmän organisaatioriippumattomasti yhteisesti sovittujen pelisääntöjen mukaisesti. Työntekijällä on oltava mahdollisuus hakea nopeasti ja luotettavasti kaikkea julkista tietoa.

Tiedon haku vaatii aikaa ja vaivaa

Työntekijän näkökulmasta on kestämätöntä, mikäli tiedon hakuun kuluu pahimmassa tapauksessa jopa 30 prosenttia työajasta. Verkkolevyille sumean tai vähemmän sumean logiikan mukaisesti tallennetut ja nimetyt tiedostot muuttuvat bittisaasteeksi, jota ei pystytä hallitsemaan ja jota ei voida hyödyntää. Valtava sähköinen tietomassa menettää nopeasti luotettavuutensa, koska siltä puuttuu tiedonhallinnassa, käytössä ja säilyttämisessä tarvittavat metatiedot sekä kytkentä siihen, minkä takia kyseinen tieto on ylipäätään olemassa. Verkkolevyillä olevat tiedostot on saatava dokumenttienhallinta-järjestelmään, joka mahdollistaa tiedon luotettavan ja tehokkaan tallentamisen ja käytön. Tietojärjestelmä takaa myös sen, että haut kohdistuvat aina viimeisimpään asia-kirjaversioon. Joissakin organisaatioissa verkkolevyille tallentaminen on tehty mahdottomaksi ja tätä kautta saatu työntekijät käyttämään dokumenttienhallintajärjestelmää.

Omaa kieltään tiedonhallinnan tarpeellisuudesta viestii myös se, että asiakirja kopioidaan keskimäärin 18 kertaa. Jokaisella tiedolla olisikin oltava yksi määritelty ”pesä”, josta se on vaivattomasti haettavissa ja käytettävissä. Tämä vaatii organisaation johdon selkeää päätöstä hajanaisten toimintatapojen muuttamisesta. Yhdenmukaiset linjaukset olisi ulotettava myös sähköposteihin, sillä organisaation tehtäviin liittyvät sähköpostit ovat organisaation asiakirjoja, joita on käsiteltävä samojen periaatteiden mukaisesti kuin muitakin asiakirjoja. Sähköposti ei ole sähköinen arkisto, vaan tehtäviin liittyvät sähköpostiviestit on tallennettava kyseisen tehtävän hoidossa käytettävään tietojärjestelmään esimerkiksi dokumenttienhallintajärjestelmään.

Käsittelyprosessien ja niitä tukevien tietojärjestelmien kehittäminen

Julkishallinnon organisaatiot tuottavat vuosittain noin 40 kilometriä paperiasiakirjoja. Suurin osa samoista asiakirjoista ja tiedoista on myös sähköisessä muodossa. Paperi-asiakirjojen määrän kasvu on vasta nyt alkanut taittua, kun taloushallinnon tehtävät hoidetaan suurimmaksi osaksi pelkästään sähköisesti ja kun näistä tehtävistä syntyvät tiedot säilytetään lähes yksinomaan sähköisessä muodossa. Taloushallinto on perinteisesti tuottanut organisaation asiakirjamäärästä kolmanneksen.

Vastaavat sähköiset käytänteet olisi saatava myös muihin organisaatioiden tehtäviin. Tällöin päästään eroon rinnakkaisista käsittelyprosesseista, joissa asiaa hoidetaan sekä paperia että tietojärjestelmää käyttäen. Sähköisiin käytänteisiin siirtyminen yksinkertaistaa tehtävien hoitamista. Käytännössä työntekijät joutuvat opettelemaan uuden toimintatavan, joka vaatii jonkin verran aikaa ja josta saavutetaan hyötyjä vasta muutaman vuoden kuluttua.

Monimutkaiset ja tehottomat toimintatavat ovat muotoutuneet vuosikymmenten kuluessa. Tietojärjestelmät ovat edelleen siiloja, jotka eivät kommunikoi keskenään. Organisaatiot ovat hankkineet ja ottaneet tietojärjestelmiä käyttöön miettimättä lainkaan tietojärjestelmää osana organisaation toiminnan kokonaisuutta. Tietojärjestelmien välisiä tiedonsiirron ongelmia joudutaan paikkaamaan manuaalisesti, vaikka lähtökohtana on jo pitemmän aikaa ollut, että tieto tallennettaisiin vain kerran. Työntekijä joutuu tällä hetkellä valitettavan usein tallentamaan samat tiedot useampaan järjestelmään, skannaamaan paperilla saapuneet asiakirjat sähköiseen muotoon ja liittämään sähkö-postit tietojärjestelmään monimutkaisten vaiheiden kautta.

Toinen ongelma on se, ettei tietojärjestelmän käyttöönottoa suunniteltaessa ole määritetty tietojärjestelmän tietosisällön säilytysarvoa tai tietosisällön käytettävyyden turvaamista. Sen takia sähköiset tiedot pitää tulostaa paperille arkistointia varten. Silloin menetetään hyvät hakumahdollisuudet aineistoon. Olisi pyrittävä siihen, että tietojärjestelmä mahdollistaa tiedon yksinomaisen sähköisen käsittelyn ja jatkossa tietojen sähköisen siirtämiseen säilytysjärjestelmään.

Organisaatioiden tuloksellinen toiminta pohjautuu luotettavaan ja tosiasialliseen tietoon, jonka käsittelyä ja hallintaa voidaan entistä enemmän ohjata tietojärjestelmissä automaattisesti. Tämä edellyttää tämänhetkisten käsittelyprosessien kriittistä arviointia ja sähköiseen toimintaympäristöön sovittamista. Tiedon käsittelyprosesseissa on usein mukana historian painolastia, kun paperiperusteiset käsittelykäytännöt on lähes sellaisenaan istutettu sähköiseen ympäristöön. Pahimmillaan nykyiset käsittelyprosessit periytyvät 1800-luvulta. Toisaalta myös tietojärjestelmien pitää pystyä tukemaan käsittelyprosesseja ja siten palvelemaan organisaation toimintaa, eikä päinvastoin, jolloin toiminta ja käsittelyprosessit sopeutetaan tietojärjestelmän mukaan. Tietojärjestelmiä on kehitettävä osana hallinnollisten rakenteiden, toimintatapojen ja prosessien uudistamista. Organisaatioiden työntekijöiden olisi päästävä vaikuttamaan siihen, että tieto-järjestelmistä saadaan käyttäjäystävällisiä ja toimintaa tehostavia.

Sähköinen käsittely ja säilyttäminen synnyttävät säästöjä

Eri puolilla on tehty kustannuslaskelmia siitä, kuinka paljon organisaatio säästää, kun paperiperusteisesta tietopalvelusta eli käytännössä paperiarkistoinnista siirrytään sähköiseen arkistointiin. Säästöt kohdentuvat työajan lisäksi muun muassa henkilöstö-resursseihin, postituskustannuksiin ja arkistotiloihin. Paperiperusteinen tietopalvelu maksaa sähköistä enemmän, koska paperiasiakirjojen käsittelyyn ja hakuun sisältyy useampia työvaiheita.

Esimerkiksi keskisuuressa sairaanhoitopiirissä paperimuotoisten potilasasiakirjojen käyttöön ja säilyttämiseen liittyvät vuotuiset kustannukset ovat noin 750 000 euroa. Kaikissa sairaanhoitopiireissä kustannuksia kertyy vuodessa noin 15 miljoonaa euroa. Turun kaupungissa on arvioitu, että kirjanpitoaineiston sähköinen käsittely ja arkistointi alentavat kustannuksia noin 20 prosenttia. Toistaiseksi ei ole esitetty laskelmia siitä, kuinka paljon säästetään, kun prosesseja ja tehtäviä hoidetaan suunnitelmallisesti ja yksinomaan sähköisesti.

Taloudellisesti ja toiminnallisesti mielekästä olisi myös se, että organisaatiot hyödyntävät mahdollisimman paljon keskitettyjä ja luotettavia sähköisiä säilytysjärjestelmiä pitempiaikaisessa tiedon tallentamisessa. Yhden sähköisen säilytysjärjestelmän väestöpohjana pidetään 5-10 miljoonaa ihmistä.

Tiedonhallinnan tehokkuutta lisää turhien tietojen hävittäminen. Lainsäädäntö, esimerkiksi henkilötietolaki, edellyttää tarpeettomaksi käyneiden tietojen hävittämistä. Hävittämisvelvoite on välineneutraali, jolloin myös sähköiset tiedot on pystyttävä hävittämään tietojärjestelmistä. Julkishallinnossa organisaatioiden tehtävien hoidon tuloksena syntyvistä asiakirjoista ja tiedoista ainoastaan noin 10 prosenttia säilytetään pysyvästi, jolloin niitä ei koskaan hävitetä. Pysyvää säilyttämistä koskevat päätökset tekee arkistolaitos arkistolain nojalla. Yksityisellä sektorilla pysyvä säilyttäminen sen sijaan on organisaation halusta ja ”valistuneisuudesta” kiinni; mitä tietoja organisaatiosta on tarkoituksenmukaista säilyttää esimerkiksi oman toimintansa dokumentoimiseksi tulevaa tutkimusta varten.