Tiedon kupit – yhteistoiminnallinen tietokäyttäytyminen alueellisissa verkostoissa

Hanna Lahtinen

Kirjallisuudesta löytyy paljon esimerkkejä tiedon luomisen malleista. Yksi tunnetuimmista on Nonakan ja kumppaneiden (2000) malli, joka kuvaa yksilön, organisaation ja alueellisen yhteisön tiedon luomisen sykliä. Erilaisista malleista huolimatta tiedonjakamista ja tiedon luomisen prosessia on tutkittu melko vähän erityisissä konteksteissa. Tutkimuksia on tehty organisaation sisäisistä prosesseista, mutta alueellisia tai hajallaan olevia yhteisöjä ei ole niinkään tutkittu.

Käynnissä ollut Uusimaa innovoi –hanke (2006 – 2007) muodosti kiinnostavan kohteen tutkia yhteistoiminnallista tietokäyttäytymistä alueellisissa verkostoissa. Hankkeen tavoitteena oli kerätä alueen kehittämisestä kiinnostuneita asiantuntijoita yhteen, ja sen tuloksena laadittiin innovaatiostrategia Palat paikoilleen (2007) pääkaupunkiseudun ulkopuolista Uuttamaata varten. Aluetta koskevien haasteiden, tavoitteiden ja näkemysten selvittämiseksi hankkeeseen perustettiin kahdeksan teemaryhmää. Näihin oli kutsuttu asiantuntijoita yrityksistä, julkishallinnosta ja korkeakouluista.

Tutkimuksen tavoitteena oli kuvata innovaatiostrategiaprosessiin liittyviä yhteisöllisiä tiedontarpeita, tiedonhankintaa ja tiedonjakamista. Tutkimuksessa haastateltiin 19 hankkeeseen osallistunutta, jotka toimivat teemaryhmissä vetäjinä, sihteereinä, tietoasiantuntijoina tai asiantuntijajäseninä. Haastattelujen avulla selvitettiin, miten yhteinen näkemys alueen kehittämisestä muodostuu toiminnallisessa prosessissa.

Tarkastelun kohteena ollutta pääkaupungin kehysaluetta ei voi pitää yhtenäisenä ja selkeäpiirteisenä, vaan se koostuu eri tavoin muodostuneesta mosaiikista. Tällaisille alueille ja niiden verkostoille on tyypillistä tiedon ja tiedontarpeiden pirstaleisuus. Toimijoiden taustat, kiinnostukset ja tavoitteet ovat erilaisia, mikä vaikuttaa tietokäyttäytymiseen. Tieto on eräänlaisissa kupeissa, joissa se ei saavuta käyttäjiään tai soveltajiaan. Verkostoissa tarvitaankin usein erityisiä tulkitsijoita, jotka kykenevät laaja-alaisesti kommunikoimaan, koordinoimaan ja vetämään asioita yhteen. Hankkeen teemaryhmissä tietoa käsiteltiin eri asiantuntijoiden yhteisissä prosesseissa.

Mitä tietoa teemaryhmissä tarvittiin?

Teemaan liittyvät tiedontarpeet kohdistuivat kahdeksaan aiheeseen, jotka olivat innovaatioympäristön kehittäminen, sosiaaliset innovaatiot, osaamisintensiivinen palveluliiketoiminta, logistisen sijainnin hyödyntäminen, kunta- ja valtiosektorin uudistus, innovaatioympäristön fyysiset puitteet, avainyritysten juurruttaminen ja kansalaisvaikuttaminen. Näissä korostuivat kolmenlaiset tiedontarpeet, joista keskeisiä olivat teemaan liittyvä teoreettinen tieto ja alueeseen liittyvä toiminnallinen tieto. Lisäksi etsittiin kansallisia ja kansainvälisiä parhaiden käytäntöjen esimerkkejä.

Teoreettista tietoa tarvittiin antamaan taustatietoa ja jäsentämään teemaa. Tietoa oli runsaasti saatavilla sekä tiedonlähteissä että asiantuntijoilla itsellään. Lisätietoa etsittiin erityisesti, jos teema koettiin uudeksi, monimuotoiseksi tai sitä haluttiin jäsentää tarkemmin.

Alueeseen liittyvää toiminnallista tietoa oli niukemmin saatavilla, minkä vuoksi siihen kohdistui erityistä mielenkiintoa. Toiminnallinen tieto kuvasi teoreettista tietoa tarkemmin, miten teemat alueella ilmenivät. Toiminnallista tietoa oli usein saatavissa vain alueen toimijoiden kokemuksia ja käsityksiä kuuntelemalla. Niitä on vaikea kirjata ytimekkäästi paperille ja siten jakaa muuten kuin suullisina kertomuksina. Hankkeen mahdollistamat tapaamiset ja vuorovaikutus koettiin merkittävinä. Verkostoissa korostuvatkin usein alueen tuntemiseen, toimintakulttuurin ja soveltamiseen liittyvä kokemuksellinen tieto.

Parhaiden käytäntöjen esimerkkitapausten avulla nivottiin yhteen teoreettista tutkimustietoa ja alueellista toimintatietoa. Esimerkkien avulla pyrittiin ymmärtämään, mitä muualla jo konkreettisesti tehdään ja saamaan oivalluksia, mitä kohdealueella voitaisiin tehdä. Esimerkit inspiroivat teemaryhmien toimintaa, avarsivat näkemyksiä ja loivat konkreettisen ja käytännönläheisen keskusteluilmapiirin. Parhaiden käytäntöjen avulla tavoiteltiin Scharmerin (2001) käsitteen mukaista intuitiivista, itsetranssendenssista tietoa, jota esimerkiksi Melkas ja Harmaakorpi (2008) ovat pitäneet tärkeänä alueellisessa kehittämistyössä. Parhaiden käytäntöjen esimerkkejä ei ole kuitenkaan aina helppoa löytää ja niiden työstäminen teemaryhmiä hyödyttävään muotoon oli hankalaa. Teemaryhmät eivät myöskään aina mieltäneet esimerkkien konkretisoivan ajatuksia tai edistävän ymmärtämistä. Esimerkkejä prosessoitiin ryhmissä joko kerrottuina tarinoina tai tallennettuina kuvauksina. Suulliset muodot saattoivat lähestyä kansanomaisia versioita esimerkiksi tarinoina, joissa ”kumminkaimantytär teki tai tiesi jotain”. Orlikowski (2002) onkin viitannut parhaiden käytäntöjen tilannekohtaiseen muuttuvuuteen, jolloin niiden merkitys toisessa kontekstissa on eri. Ne kehittyvät Orlikowskin mukaan sosiaalisessa, paikantuneessa ja muuttuvassa kontekstissa.

Vaikka tiedontarpeet kohdistuivatkin selkeimmin teemaan tai alueeseen, niin myös erilaiset yleiset osaamiseen ja kyvykkyyteen liittyvät tiedontarpeet olivat esillä. Teemaryhmissä pohdittiin esimerkiksi tietoteknisiä, tiedon käsittelyn, työajan käytön tai asioiden eteenpäin viemisen ja vaikuttamisen taitoja.

Ryhmissä, joissa teema koettiin uudeksi tai joissa oli monia erilaisia näkökulmia esillä, korostuivat monipuoliset tiedontarpeet. Ryhmät eivät kuitenkaan aina kyenneet jäsentämään ja ilmaisemaan tiedontarpeitaan kovin tarkasti esimerkiksi ryhmissä toimiville tietoasiantuntijoille. Tiedontarpeet eivät silloin kohdistuneet niinkään uusien asioiden löytämiseen kuin käsittelyssä olevien asioiden jäsentämiseen, fokusoimiseen tai perustelemiseen.

Yhteisöllinen tiedonhankinta

Lisätietoa hankittiin, kun haluttiin löytää uusia näkökulmia tai vahvistaa ja jäsentää esille tuotuja näkemyksiä. Lähteet olivat tyypillisesti omassa tai oman organisaation käytössä hyviksi havaittuja. Keskeisiä lähteitä tuotiin yhteisiin kokouksiin, mutta niitä ei juurikaan käsitelty yhteisesti. Tyypillistä lähteiden käyttöä oli keskeisen ajatuksen poimiminen, kiteyttäminen ja selostaminen muulle ryhmälle. Tiedonlähteiden selailu ja silmäily olivat käytetympiä menetelmiä kuin lukeminen. Selailuun liittyivät myös referaattien, tiivistelmien ja sisällysluetteloiden hyödyntäminen. Esillä olivat sekä painetut että elektroniset tiedonlähteet. Verkossa vapaasti saatavilla olevia tallenteita jaettiin ja hyödynnettiin kuitenkin parhaiten.

Hyviksi katsottuja tiedonlähteiden viitteitä tai linkkejä tallennettiin hankkeen käytössä olleelle wiki-alustalle yleistä jakelua tai myöhempää käyttöä varten. Jotkin ryhmät eivät hyödyntäneet wikiä, kun taas toiset ryhmät koostivat teemaan liittyvää tietopankkia tallennus- ja luokittelukriteereineen. Tavoitteena oli kerätä aineistoa tulevaa tutkimus- ja kehittämishanketta varten.

Lähteiden käytössä ja tallentamisessa koettiin keskeisenä tiedon kumuloituvuus. Sen merkitystä on korostanut esimerkiksi Cappellin (2007), jonka mukaan alueellinen kehittyminen on tiedon kumuloitumisen ja vuorovaikutteisen oppimisprosessin tulos. Innovaatiotoiminta on siten sosiaalisesti ja alueellisesti juurtunutta sekä kulttuurisesti ja institutionaalisesti kontekstualisoitunutta. Ryhmissä käsitelty tieto miellettiin sekä staattisena varantona että dynaamisena tietämisenä. Hankkeessa kannettiin erityistä huolta, että alueen toimijat eivät keksi samaa pyörää kukin tahollaan aina uudestaan. Alueella oleva tieto ja oppiminen tulisi olla mahdollisimman laajasti jaettua, jotta tiedon kupit eivät jarruttaisi alueen kehittymistä.

Tiedonhankinnan esteiksi tunnistettiin aikaan, toimintatapoihin ja asenteisiin liittyviä seikkoja. Esteillä tarkoitetaan ilmiöitä, joiden vuoksi tiedonhankintaa ei käynnistetty, vaikka tiedontarpeita tunnistettiinkin.

Monissa teemaryhmissä tietoa olisi hankittu enemmän, jos aikaa olisi ollut käytettävissä. Koettiin, että tausta-aineiston hankinta ja tarkempi perehtyminen olisi jäsentänyt teemaa selkeämmin, monipuolistanut käsittelyä ja vaikuttanut lopputuotoksen laadukkuuteen. Koettiin myös, että alueen toiminnallista tietoa olisi kyetty hyödyntämään paremmin, jos teemaryhmän jäsenet olisivat tunteneet toisensa paremmin.

Yksilöiden aiemmat kokemukset tiedonhankinnasta ja teeman tuttuus vaikuttivat teemaryhmän työskentelyyn. Varsinkin ryhmän puheenjohtajan näkemyksellä ja kokemuksella oli merkitystä ryhmän tietokäyttäytymiseen, mutta muidenkin asiantuntijoiden omaksumat tiedonhankinnan roolit vaikuttivat ryhmässä. Tiedonhankintaa pidettiin joko hyvin tärkeänä tai sitten puuduttavana julkaisujen runsauden takia. Esimerkiksi Prekop (2002) on pitänyt tärkeänä erotella yhteisöllisessä tiedonhankinnassa olevia erilaisia rooleja. Näitä ovat muun muassa tiedonhankinnan käynnistäjä, löydetyn tiedon arvioija, satunnaisen tiedon esittäjä, tiedon jäsentäjä tai tallentaja.

Ulkoisessa tiedonhankinnassa sekä ryhmän jäsenet että tietoasiantuntijat hankkivat tietoa. Tietoasiantuntijoilta odotettiin proaktiivista toimintaa eli kykyä hankkia ryhmälle merkityksellistä tietoa odottamatta varsinaisia tiedonhakupyyntöjä. Keskeiset menetelmät olivat perehtyminen aihealueeseen ja käytyyn keskusteluun sekä niiden perusteella haku tiedonlähteistä. Asiantuntijoilla oli myös odotuksia tietojen jalostamisesta ryhmää hyödyttävään muotoon eli jäsentämisestä, merkityksellisten näkökohtien ilmaisemisesta ja kontekstiin sopivasta esittämistavasta. Tietoasiantuntijat kokivat tehtävän haasteellisena, koska heiltä puuttuivat aiemmat kokemukset vastaavista hankkeista ja aihealueista.

Aiemmin hankitun tiedon jakaminen oli teemaryhmissä keskeisempää kuin tiedonhankinta ulkoisista tiedonlähteistä. Työskentelyssä korostui asiantuntijoilla jo olevan tiedon jakaminen ryhmässä olevien muiden asiantuntijoiden kanssa. Jäsenten tietämys perustui erilaiseen kontekstiin ja näkemysmaailmaan, jolloin asiantuntijoiden tiedot täydensivät toisiaan. Keskeistä oli asiantuntijoiden tietämys ja kyky muotoilla alueen ja teeman kannalta merkityksellisiä yhteisiä näkemyksiä.

Käytännössä näkökulmien tasavertaisuus oli satunnaista riippuen henkilöiden osallistumisaktiivisuudesta teemaryhmien toimintaan tai mahdollisuuksista osallistua kokouksiin. Monissa haastatteluissa painotettiinkin, että konkreettiset näkemykset, esitykset ja toimenpide-ehdotukset ovat kiinteässä yhteydessä ryhmän prosessiin. Jos prosessoitavana olisivat olleet eri tiedonlähteet tai eri asiantuntijat, niin lopputulos olisi ollut eri. Toisaalta painotettiin myös lopputuloksen suuntaa-antavuutta. Tulevaisuutta pohdittaessa ei ole vain yhtä totuutta vaan useita samansuuntaisia arvauksia. Strategiaa pidettiin asiakirjana, jota ei tule lukea sanasta sanaan ehdottomana totena, vaan vaikuttamisen välineenä. Myös Weick (1995) on kiinnittänyt huomiota tiivistyksiin, jotka toimivat suuntaa ja tavoitteita antavina karttoina. Ihmisten toimintaa säätelevät Weickin mukaan pikemminkin todennäköinen tieto kuin varmuus, ja olennaista on tietää riittävästi.

Yksilöllinen tiedon seuraaminen, oman tietämyksen kerryttäminen ja keskusteluvirikkeiden löytäminen koettiin tärkeäksi yhteisöllisen jakamisen edellytykseksi. Nämä muodostivat myös luottamuspohjan, jolle asiantuntijatyö katsottiin rakentuvaksi. Luottamukseen sisältyi tärkeänä osana mahdollisuus saada palautetta ajatusten ja ideoiden kehittämistä varten. Jakamisen tarve ja kulttuuri näyttäytyi vahvana. Se näkyi muun muassa siinä, miten nuoria asiantuntijoita kannustettiin jakamaan omia näkemyksiään.

Tiedonjakaminen ja yhteisen ymmärryksen luominen

Teemaryhmien tavoitteena oli tuottaa näkemyksiä alueen kehittämisestä ja niitä tukevista toimenpide-ehdotuksista. Näkemysten tuottamisessa keskeistä oli jakaa teemaan ja alueeseen liittyvät erilaiset näkökulmat ja muodostaa yhteinen käsitys.

Tärkein tiedonjakamisen muoto oli asiantuntijoilla jo olemassa oleva tieto. Sen sijaan ulkoisista tiedonlähteistä hankittua tietoa ei erityisesti jaettu yhteisissä prosesseissa. Teemaryhmät kokoontuivat keskimäärin 3 - 5 kertaa, jolloin tiedonlähteiden tarkempaan perehtymiseen, käsittelyyn tai jakamiseen ei jäänyt aikaa. Kyseessä olivat osittain myös toimintatottumukset ja asenteet. Hankkeessa pidettiin kuitenkin tärkeänä, että työryhmien tuotokset ja strategia-asiakirja perustuvat hyviin tiedonlähteisiin. Tämä korostui lähes kaikissa haastatteluissa, vaikka samalla todettiin, ettei tiedonlähteitä ehkä hyödynnetty parhaalla mahdollisella tavalla.

Talja (2002) on erotellut tutkimustensa perusteella neljä erilaista tiedonjakamisen muotoa. Näistä teemaryhmissä korostui keskeisten tiedonlähteiden sisällön jakaminen. Ryhmissä jaettiin jonkin verran myös viitetietoa keskeisistä tiedonlähteistä, jotka tiedettiin hyviksi. Vähiten jaettiin itse dokumentteja tai tietoa tehokkaista tavoista löytää tiedonlähteitä.

Tietokäyttäytymisessä korostuivat lähtökohtana olevan tiedon oikeellisuus ja kyky valita viisaasti. Valintakyvyssä nähtiin keskeisenä piiloisen ja intuitiivisen tiedon merkitys sekä alueen tuntemus.

Ulkoiset tiedonlähteet, keskustelu ja kiteytys toimivat jakamisen keinoina, jotka edistivät yhteisen näkemyksen syntymistä. Keskustelu ja tiedonjakaminen eivät kuitenkaan saavuttaneet teemaryhmissä vaihetta, jossa osallistujat olisivat kyenneet vaikuttamaan pitkäjänteisesti toisiinsa. Tiedonjakaminen jäi monesti yhden kierroksen toiminnaksi. Teemaryhmien puheenjohtajat ja sihteerit poimivat asiantuntijoiden käsitykset ja näkemykset muutaman kokoontumiskerran keskusteluista ja kiteyttivät ne ryhmän tuotoksiksi. Niissä voi nähdä yksittäisten henkilöiden aktiivisuuden jäljet, koska ne eivät ehtineet hioutumaan yhteisessä prosessissa. Merkittävää kuitenkin on, että osallistujat kokivat tuotoksen yhteiseksi.

Gertler ja Wolfe (2004) näkevät strategian laatimisprosessissa tärkeänä keskinäisen ymmärryksen ja luottamuksen edistämisen siten, että tuloksena ovat pysyvät ja dynaamisesti kehittyvät vuorovaikutussuhteet. Heidän mukaansa historian muovaamalla alueen omaleimaisella kulttuurilla ja siihen liittyvillä jaetuilla arvoilla ja asenteilla on selkeä vaikutus tiedonjakamisen kulttuuriin ja alueen kehittymiseen. Alueella vallitsevaa tiedonjakamisen kulttuuria ei tässä tutkimuksessa selvitetty tarkemmin, vaikka se yksittäisten henkilöiden kautta vaikuttikin teemaryhmien toimintaan.

Sekä tietämyksenhallinnan (Huysman, de Wit 2002) että aluekehittämisen (Conceição, Heitor 2002; Lundvall, Johnson et al. 2002) viitekehyksessä muodostetut mallit korostavat oppimisen merkitystä tiedonjakamisen tavoitteellisena tilana. Strategiaprosessia pidetään oppimisprosessina, jossa tiedonjakaminen on keskeistä. Gertlerin ja Wolfen (2004) mukaan strategiaprosessissa tulisikin pohtia, miten alueelle voitaisiin luoda toimiva ja jatkuva sosiaalinen oppimisprosessi. Teemaryhmissä oppimista tapahtui alueen toiminnallisen tiedon muuntumisena, siirtymisenä ja eri tyyppisten tietojen kohdatessa. Teemaryhmässä syntyi oivalluksia arjen toimintaan liittyvän tietämyksen ja teemaan liittyvän teoreettisen tiedon jakamisessa ja käsittelyssä. Oppimisessa keskeisiksi kuvattiin oivalluksia erilaisesta kontekstista tulevien ihmisten kohdatessa.

Yhteistoiminnallista tiedonjakamista tapahtui hankkeen neljässä eri tihentymässä. Keskeistä oli teemaryhmissä tapahtunut tiedonjakaminen. Sen sijaan teemaryhmien välistä tiedonjakamista tapahtui vain vähäisesti. Hankkeen projektiryhmän ja teemaryhmien välistä tiedonjakamista tapahtui teemaryhmien saadessa ohjeistusta ja luovuttaessa tuotoksensa projektiryhmälle. Hankkeen tavoitteena oli osallistua myös kansainväliseen verkostoon, mutta tätä laaja-alaista tiedonjakamista ei kuitenkaan tapahtunut merkittävästi. Esimerkiksi Gertler ja Wolfe (2004) pitävät strategiaprosessin laadinnassa olennaisena vaikutteita laajemmista kansallisista ja kansainvälisistä yhteyksistä. Oppiminen ja kehittyminen alueella tehostuvat, kun kansallinen ja kansainvälinen kanssakäyminen yhdenmukaistavat odotuksia, käytäntöjä, asenteita ja normeja.

Mielenkiintoista sen sijaan oli hankkeen kytkeytyminen alueen muuhun kehittämis- ja verkostokokonaisuuteen. Muissa verkostoissa syntyneitä ajatuksia tuotiin hankkeeseen jalostettavaksi, samoin kuin hankkeessa iduillaan olevia ajatuksia vietiin muihin verkostoihin. Tietoa ja syntyneitä ajatuksia kierrätettiin verkostoissa tehokkaasti. Ruttenin (2004) havaintojen mukaan verkostot ovatkin osia laajemmista verkostoista ja ihmiset toimivat monella tasolla samanaikaisesti.

Tiedonjakamista tapahtuu alueellisissa verkostoissa erilaisten foorumien välityksellä, jotka tuovat samoista asioista kiinnostuneet henkilöt yhteen. Tiedonjakaminen tehostuu kuitenkin huomattavasti, kun kontekstina on määräaikainen prosessi, jossa tavoitteena on jakaa erilaisia näkemyksiä ja kiteyttää niistä yhteinen ymmärrys. Gertlerin ja Wolfen (2004) tutkimusten mukaan alueellisten toimijoiden ja tietoresurssien läheisyys eivät sellaisenaan ole riittäviä, vaan tarvitaan toimijaa, joka aktivoi kehittymistä. Toimija voi olla esimerkiksi verkosto, alueellinen hallinto tai alueen avaintoimija. Uusimaa innovoi -hankkeessa toimijoina olivat strategiaprosessin teemaryhmien jäsenet, jotka prosessoivat tiedon kupeissa olleet hajanaiset ideat yhteiseksi näkemykseksi alueen kehittämisestä.

Lähteet

CAPPELLIN, R., 2007. The territorial dimension of the knowledge economy: collective learning, spatial changes and regional and urban policies. American Behavioral Scientist, 50(7), pp. 897-921.

CONCEIÇÃO, P. and HEITOR, M.V., 2002. Knowledge interaction towards inclusive learning: promoting systems of innovation and competence building. Technological Forecasting and Social Change, 69(7), pp. 641-651.

GERTLER, M.S. and WOLFE, D.A., 2004. Local social knowledge management: community actors, institutions and multilevel governance in regional foresight exercises. Futures, 36(1), pp. 45-65.

HUYSMAN, M. and DE WIT, D., 2002. Knowledge sharing in practice. Information science and knowledge management 4. Dordrecht: Kluwer Academic Publishers.

LUNDVALL, B., JOHNSON, B., ANDERSEN, E.S. and DALUM, B., 2002. National systems of production, innovation and competence building. Research Policy, 31(2), pp. 213-231.

MELKAS, H. and HARMAAKORPI, V., 2008. Data, information and knowledge in regional innovation networks: quality considerations and brokerage functions. European Journal of Innovation Management, 11(1), pp. 103-124.

NONAKA, I., TOYAMA, R. and KONNO, N., 2000. SECI, ba and leadership: a unified model of dynamic knowledge creation. Long Range Planning, 33(1), pp. 5-34.

ORLIKOWSKI, W.J., 2002. Knowing in practice: enacting a collective capability in distributed organizing. Organization Science, 13(3), pp. 249-273.

Palat paikoilleen. Uudenmaan innovaatiostrategia. 2007. Helsinki: Uudenmaan liitto; Laurea-ammattikorkeakoulu.

PREKOP, P., 2002. A qualitative study of collaborative information seeking. Journal of Documentation, 58(5), pp. 533-547.

RUTTEN, R., 2004. Inter-firm knowledge creation: a re-appreciation of embeddedness from a relational perspective. European Planning Studies, 12(5), pp. 659-673.

SCHARMER, C.O., 2001. Self-transcending knowledge: organizing around emerging realities. In: I. NONAKA and D.J. TEECE, eds, Managing industrial knowledge - creation, transfer and utilization. London: Sage Publications, pp. 68-90.

TALJA, S., 2002. Information sharing in academic communities: types and levels of collaboration in information seeking and use. New Review of Information Behaviour Research, 3, pp. 143-160.

WEICK, K.E., 1995. Sensemaking in organizations. London: Sage Publications Inc.